Reflectie op deze tijd (serie, deel 9)

Tijdens deze weken van sociale onthouding leest Hannie te Grotenhuis zoveel mogelijk boeken uit haar boekenkast, waar zij tot nog toe geen tijd voor had. Om de wijsheid verder te laten stromen, deelt ze haar leeservaringen met ons.

We mogen weer samenkomen

Is dit geen uitgelezen kans om saaie vergaderingen, taaie strategiesessies, ‘wie-kan-het-verst-plassen-conferenties’, overbekende teammeetings en andere samenkomsten van nu af aan interessant, spannend, waardevol, bijzonder en vreugdevol te maken? Ik dacht van wel!

Daarom kocht ik het boek: ‘De kunst van het samenkomen’. Het boek heeft mij geïnspireerd om mijn bijeenkomsten weer eens even kritisch tegen het licht te houden en ik heb er mooie, bruikbare adviezen aan overgehouden.

De auteur, Priya Parker, een Amerikaanse van Indiase afkomst en zeer bedreven in het organiseren en modereren van hindoestaanse familiefeesten, vrolijke straatfestivals, grootschalige netwerkbijeenkomsten, conflictbemiddeling in oorlogsgebieden, leiderschapsontwikkeling in grote, internationale ondernemingen en ambitieuze visielabs met start-ups.

Parker meent dat je voor welke bijeenkomst dan ook, altijd de volgende principes moet hanteren:

  1. Maak de bedoeling vooraf, voor zowel jezelf als de deelnemers, glashelder. Stel jezelf daarbij de vraag: ‘Wat is er specifiek aan deze bijeenkomst?’
  2. Wees zorgvuldig in wie je wel of niet uitnodigt – iedereen moet een volwaardige deelnemer kunnen zijn.
  3. Een bijeenkomst begint zodra deelnemers ervan weten. Daarom zijn de uitnodiging en eventuele voorbereidingsverzoeken essentiële onderdelen van een geslaagde bijeenkomst.
  4. Kies welbewust (de inrichting van) je locatie. Laat de inrichting of de locatie voor je ‘werken’, doordat die op een bepaalde manier bijdraagt aan de bedoeling van de bijeenkomst.
  5. Neem als gastvrouw/-heer c.q. voorzitter tijdens de hele bijeenkomst vol je rol in. Want als jij niet de veiligheid biedt of de bedoeling (en spelregels) bewaakt, dan zal iemand anders in dat ‘gat’ springen en dat kan wel eens net de meest dominante van het stel zijn.
  6. Een goede opening van de bijeenkomst is de helft van je werk. Dus nooit starten met logistieke of huishoudelijke mededelingen, maar altijd zo dat deelnemers denken: ‘Ik ben in goede handen’, ‘Hier wil ik bij horen’, ‘Ik word vandaag gezien en gehoord’, ‘Dit wordt interessant’.
  7. Niet ideeën, maar levensechte verhalen maken de bijeenkomst. Ideeën zijn vrijblijvend, levensechte verhalen laten de mens zien, met al zijn kwetsbaarheden en moeiten. Vind manieren om elkaar levensechte verhalen te vertellen die alle aspecten van het werk tonen.
  8. Een open, productieve discussie vergt nauwgezette voorbereiding en begeleiding. Weet wat de hete hangijzers zijn en hoe ze de groep verdelen. Leid de groep naar de ‘hittepunten’, en moedig de deelnemers vervolgens aan om de onder de waterlijn liggende overtuigingen, waarden, wensen en behoeften naar boven te brengen.
  9. Sluit elke bijeenkomst goed af. Je kent die ervaring vast wel: een verregende laatste vakantieweek, een waardeloos slothoofdstuk van een dik boek, een ondoordacht afscheid na een jarenlange verbintenis: het kan al het voorgaande bederven. Markeer het einde in stijl met wat je met de bijeenkomst voor ogen had.

Met deze negen principes kun je wel even voort. Wat mij betreft stijgt het boek dan ook ver uit boven andere boeken in dit genre. Het is een heerlijke drijver om – ga eens los! – de samenkomstkunstenaar in jezelf te ontketenen. Zelfs bij 1,5 meter afstand.

Priya Parker: De kunst van het samenkomen (2020)

Headerfoto met dank aan Unslash.

image

Masteravond met Jaap Boonstra

Jaap Boonstra met een positieve kijk op veranderen en vernieuwen in organisaties

8 oktober 2020 van 18.00 - 21.30 uur € 95,- p.p. incl. diner en borrel Hotel Wientjes